Hvordan får man hul igennem? Hvordan får man magthavere og andre travle typer til at lytte, når man har noget vigtigt på hjerte? Hvordan henvender man sig til en politiker, så der er chance for at der sker det, man ønsker? Det kan du læse om her.
Siden jeg blev valgt til Folketinget har jeg modtaget endnu flere mails end jeg gjorde før og det siger ikke så lidt. For journalister får også ret meget post. Mange af de nye mails er skrevet af folk, der er uddannet og trænet til at komme i kontakt med politikere. De er lobbyister. De ved hvad de har gang i.
De skriver høfligt, fejlfrit, kort, præcist, to the point
Lad os lære af de lobbyister, der gør det godt (det er ikke alle) – lad os lære af deres gode erfaringer for at få hul igennem.
Det er sådan, at de fleste breve og mails kommer fra forskellige interesseorganisationer eller borgere.
De er ofte ret professionelle. Men ikke altid. Brevskriverne er ofte meget ivrige. De skriver meget længere end lobbyisterne. Og det er ofte ret uklart, hvad de egentlig vil. Man må læse mange linjer – uden at blive klar over hvad det her handler om. Så kommunikationen fører ikke rigtig noget med sig.
Elevatorpitch
Lad mig her minde om den gamle regel: Du skal kunne forklare dit ærinde simpelt. Eller på den tid det tager at tage en elevator med et andet menneske.
Lad os skrive, så vi får svar
Der er rigtig mange gode mennesker, som skriver til sådan en som mig. Og der er en utrolig lille chance for at jeg ville kunne hjælpe på nogen som helst måde. Til gengæld tager de lange mails tid fra det, jeg rent faktisk kan gøre noget ved.
De tager også lang tid at skrive for afsenderen. Så måske er det på tide med nogle tips. Så det kan blive lettere at få hul igennem.
Den retoriske situation
Jeg er uddannet retoriker – det betyder, at man arbejder med “hensigtsmæssig kommunikation”. Og jeg har opdaget, at meget få retoriske greb, ville kunne hjælpe folk med noget på hjerte med at blive hørt bedre og skrive mere hensigtsmæssigt.
Vi er i den lidt særlige retoriske situation, hvor modtager modtager noget kommunikation – en form for overtalelse – hvor afsender tror, at modtager besidder en form for magt og har noget indflydelse, som modtager kan gøre gældende og derved løse et problem for afsender. Det vil sige, at der er tale om persuasiv kommunikation. Overtalelse.
Her kommer mine bedste råd
Skriv det vigtigste først. Det gør lobbyisterne. Brug emnefeltet godt. Skriv ret kort. Gør klart hvad er “call to action her”. Din modtager får hundredevis af mails hver dag. Hvis det ikke står klart hvad du vil i løbet af de første linjer, er det ikke sikkert, at din modtager læser videre. Husk Elevator-reglen.
Du er i gang med at overtale nogen til noget. Du skal være venlig. Du skal være høflig. Det er den lim, der binder kommunikation mellem fremmede sammen. Du tror måske, at du kan skrive til fremmede som man gør i tråde på Facebook. Det kan man ikke. Det er en misforståelse. Man kommer ingen vegne med det i den virkelige verden.
Lad være med at rundsende en lang indigneret mail til alle 179 folketingsmedlemmer eller alle medlemmer af et udvalg. Gælder også alle i en kommunalbestyrelse. Lav research. Find en enkelt eller to eller tre personer, som du undersøger nærmere og kan skrive helt konkret til. Undersøg hvem, der vil have størst chance for at hjælpe dig og din sag. Når man sender til alle, så rammer man ingen. Man kommer til at virke som en kværulant. Måske uden grund. Jeg kommer somme tider selv til at virke som en kværulant her hvor jeg bor, hvor jeg både kæmper for vejbump og bevarelse af vejtræer, så jeg ved godt, hvor ivrig man kan blive.
Gør dig den ulejlighed at finde ud af hvem der er sekretær for hvilke folketingsmedlemmer. Det er nemt at se på Christiansborgs hjemmeside. En sekretær vil som regel svare.
Lad være med at få AI til at skrive dine breve. Det bliver lange breve, med mange retoriske spørgsmål og forloren venlighed. Os, der læser den slags hver dag kan genkende det og bliver irriterede.
Igen. Skriv meget kort. Og tilbyd at uddybe i næste mail eller ved et møde.
Er der en personlig berøringsflade, så nævn den. Men lad være med at bilde nogen ind, at du har stemt på dem, hvis det ikke passer (du kan tro, at der er mange, der forsøger at bilde mig ind, at de stemte på mig, det er så let at gennemskue, hvis de ikke bor i min valgkreds).
Lad være med at køre et “guilt-trip” af på en politiker. Det er der utrolig mange der gør. Det får man aldrig noget ud af. Din modpart forlader straks kommunikationen.
Lad være med at være passiv agressiv. Det her oplever jeg virkelig ofte og man tænder som modtager helt af på at høre vrede over, at man ikke har reageret på at være blevet tagget i et eller andet. Eller at man ikke har svaret på et eller andet eller ikke har gjort et eller andet. Man gør hvad man kan og man kan ikke alt.
Du er nødt til at følge reglerne for god opførsel og venlig kommunikation, hvis du vil høres. Du får ikke tilgivelse for at være vred, umulig, skælde ud, råbe med versaler på skrift og nedgøre den politiker, som du vil have til at hjælpe dig. Mange tror, at de bliver tilgivet og forstået, for at skrive meget vredt, fordi deres sag er så vigtig (det kan de finde på at skrive, hvis man gør dem opmærksom på tonen). Men sådan er det ikke.
Timing er alt. Lad være med at sende en mail til en politiker (eller en med mange følgere på sociale medier) lige når du har set, at der er vildt gang i den efter et opslag, som afstedkommer en tråd med hundredevis af kommentarer. Din egen mail/kommentar vil på sådan nogle dage drukne fuldkommen. Jeg har lagt mærke til – gennem en del år – at folk skriver, lige når alle andre også skriver – og det er en rigtig uheldig strategi, hvis man gerne vil nå igennem med noget.
Lad være med skrive i sommerferien eller om søndagen eller om aftenen. Der er virkelig mange, som skriver mails sent om aftenen. Den mail vil drukne i morgenpost. Der er mange, som måske har på to-do-listen, at de skal skrive til den-og-den inden deres egen sommerferie eller i deres egen sommerferie. Problemet med den stragi er, at beskeden ikke kommer til at blive læst.
Skriv når der er stilhed. Hvis du virkelig gerne vil i kontakt med en travl person, så skal du forsøge at lure, hvornår der ikke er en stor mængde andre mennesker, der flokkes om personen – eller hvornår personen er på arbejde. Du skal skrive i arbejdstiden og ikke om natten og i ferier.
Prøv altid altid altid at sætte dig i den modtagers sted. Hvor travlt har vedkommende? Hvad er situationen? Hvad er situationens karakteristika (som vi retorikere siger). Vis forståelse. Forsøg at ramme et godt tidspunkt. Ikke for dig. Men for din modtager.
Jeg er nået til den konklusion, at der er brug for en ny form for dannelse i samfundet om at skrive sammen
Engang havde vi Emma Gad, der kunne fortælle os alt om, at vi skal sende blomster i forvejen til værtinden, så hun ikke skal bikse med at finde vaser, når gæsterne kommer – eller hun kunne fortælle os, hvordan vi skulle kommunikere via brev. Men så kom mails og så kom sociale medier og kommentarspor – og vi er aldrig blev et opdraget til, hvordan man kommunikerer via e-mail og via direkte beskeder på sociale medier (endsige i tråde!).
Det er faktisk en ærgerlig situation for alle. Især for dem, der har en god sag, som fortjener, at nogen kigger nærmere på den. Men som ikke trænger igennem, fordi de ikke kender takt og tone for brevskrivning. Sådan som lobbyisterne gør.
Hvad tænker du om det her? Er der noget jeg har glemt? Kan du komme på andre gode råd til moderne brevskrivere?
Støt arbejdet på Den lille grønne avis på MobilePay 580587. Støt også via abonnement. Alt går til at drive websitet og fortælle historier uden betalingsmur.
Husk at skrive dig op til nyhedsbrevet – og fortæl andre, at de kan gøre det.